Face à la croissance des entreprises et aux besoins de communication interne, la mise en place d’un intranet est devenue une nécessité pour bon nombre d’organisations. Mais quel budget faut-il prévoir pour créer un intranet performant et adapté aux besoins spécifiques de son entreprise ? Dans cet article, nous aborderons les éléments clés qui influencent le coût de création d’un intranet et proposerons quelques conseils pour optimiser votre investissement.
1. Les différentes étapes du projet
Le coût d’un intranet dépend en premier lieu des différentes étapes de sa conception et de sa mise en place. En effet, la création d’un intranet nécessite une phase de cadrage, durant laquelle il est essentiel de définir les objectifs, les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques éventuelles. Cette phase peut engendrer un coût plus ou moins élevé selon la complexité du projet.
Vient ensuite la phase de développement, qui consiste à mettre en œuvre l’intranet sur le plan technique. Le coût dépendra alors du choix entre une solution clé en main ou un développement spécifique, ainsi que du temps nécessaire pour réaliser le projet.
Enfin, il ne faut pas négliger le budget nécessaire à la formation des utilisateurs et à l’assistance technique. Ces éléments représentent souvent un investissement important pour garantir l’adoption de l’intranet par les collaborateurs et assurer son bon fonctionnement.
2. Le choix de la solution technique
Le coût de création d’un intranet dépend également du choix de la solution technique. Il existe en effet deux grandes catégories de solutions :
– Les solutions clé en main, qui sont des logiciels préconçus et prêts à l’emploi, proposant généralement un ensemble de fonctionnalités standardisées. Le coût de ces solutions est généralement moins élevé que celui des développements spécifiques, mais elles peuvent être moins adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.
– Les développements spécifiques, qui sont des solutions conçues sur mesure pour répondre précisément aux besoins et contraintes d’une entreprise. Si cette option permet une personnalisation poussée du système, elle implique souvent un budget plus conséquent, car elle nécessite le recours à des développeurs compétents et expérimentés.
3. L’hébergement et la maintenance
La question de l’hébergement est également essentielle dans la définition du budget nécessaire pour créer un intranet. Deux options s’offrent aux entreprises :
– L’hébergement interne, qui consiste à installer et gérer l’intranet sur les serveurs de l’entreprise. Cette solution présente l’avantage d’un contrôle total sur les données et les infrastructures, mais engendre des coûts liés à l’achat et la maintenance du matériel, ainsi qu’à la gestion de l’énergie et des espaces de stockage.
– L’hébergement externe, qui confie la gestion de l’intranet à un prestataire spécialisé. Cette option permet de réduire les coûts liés à la maintenance et à l’infrastructure, mais elle peut impliquer des frais supplémentaires en fonction du niveau de service et des garanties offertes par le prestataire.
Par ailleurs, il ne faut pas oublier les coûts liés à la maintenance de l’intranet, qui englobent notamment les mises à jour, les correctifs de sécurité et les évolutions fonctionnelles. Ces éléments sont cruciaux pour assurer la pérennité du système et préserver sa performance au fil du temps.
4. Les coûts cachés et les économies potentielles
Au-delà des coûts directs liés à la création d’un intranet, il est important d’identifier et d’anticiper les coûts cachés. Parmi eux figurent notamment :
– Le temps consacré par les collaborateurs internes au projet (réunions, formations, tests…)
– Les éventuelles licences logicielles nécessaires pour faire fonctionner l’intranet
– Les coûts liés aux audits de sécurité ou à la conformité réglementaire (RGPD…)
Cependant, il convient également de prendre en compte les éventuelles économies réalisées grâce à l’intranet. En permettant une meilleure communication et collaboration entre les collaborateurs, un intranet performant peut générer des gains de productivité significatifs. De plus, en centralisant et automatisant certaines tâches administratives, il peut contribuer à réduire les coûts liés à la gestion des ressources humaines et des processus internes.
En définitive
Le coût de création d’un intranet dépend de nombreux facteurs, tels que les étapes du projet, le choix de la solution technique, l’hébergement et la maintenance, ainsi que les coûts cachés et les économies potentielles. Il est essentiel d’analyser toutes ces dimensions pour élaborer un budget réaliste et adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. N’hésitez pas à solliciter l’expertise de prestataires spécialisés pour vous accompagner dans cette démarche et optimiser votre investissement.